مركز المعلومات والتوثيق

<

مركز المعلومات والتوثيق

تعد مراكز المعلومات والتوثيق في جميع المنظمات الإنتاجية والخدمية مصدراً هاماً للمعلومات لجميع الأطراف ذات العلاقة بتلك المنظمات ، سواءً من داخلها أو خارجها ، وتحتل مراكز المعلومات والتوثيق في الجامعات أهمية بالغة لما لها من دور في المشاركة عند وضع الخطط الكفيلة بسد إحتياجات المجتمعات من التخصصات المختلفة التى يتطلبها سوق العمل في تلك المجتمعات ، كما أنها تعمل على حفظ وتوثيق الإحصائيات والمعلومات بشكل منظم يكفل سهولة الحصول عليها عند الحاجة إليها كصنع القرارات مثلاً ، كما أنها تعمل على المساعدة في بيان الإجراءات المتعلقة بمختلف الخدمات التى تقدمها تلك الجامعات . ونحن في مركز المعلومات والتوثيق بجامعة النجم الساطع نسعى قدماً للمساهمة في تحقيق رسالة ورؤية وأهداف الجامعة ، من خلال وضع رسالة للمركز تعمل على تحقيق أهداف الجامعة القائمة على تقديم أفضل الخدمات للمجتمع الجامعى والخارجى بما تتطلبه معايير الجودة في مؤسسات التعليم العالي ، فجامعة النجم الساطع بما تحتله من مكانة جغرافية يجعل منها قبلةً للباحثين عن العلم من مختلف ربوع الوطن ووجهةً للمهتمين بالشأن العلمي لنشر أعمالهم في المؤتمرات العلمية الدورية التى تنظمها الجامعة وترعاها ، كما أن الكادر العلمى والوظيفي فيها يتكون من مختلف المدن الليبية ويحملون مؤهلات من كافة مصادر العلم ، الأمر الذي أعطى للجامعة صبغةً لاتكاد تكون موجودة في الجامعات الأخرى ، وهى ميزة تتمتع بها الجامعة جعل من الخدمات التى تقدمها متكاملة المواصفات والمعايير . لذلك فنحن في مركز المعلومات والتوثيق نحاول قدر الإمكان أن تقوم بما هو مطلوب منا لخدمة جامعتنا والوصول بها إلى أقصى درجات الجودة المعتمدة ، حتى تصبح نداً للجامعات الشقيقة الأخرى في خدمة مجتمعنا ونطمح أن نكون في مقدمة مراكز المعلومات والتوثيق في الجامعات الأخرى ، كما أننا نرحب بكل الآراء البناءة والهادفة التى تضمن للمجتمع الإستفادة من جميع الخدمات التى تقدمها الجامعة. وختاماً ..... فإن مركز المعلومات والتوثيق بجامعة النجم الساطع – البريقة حريص على قيمه ورؤيته لتنفيذ رسالته التى صاغها مساهمةً منه في تحقيق رسالة الجامعة .
والله الموفق ....... مدير المركز.


الرسالة

تقديم أفضل خدمات المعلومات والتوثيق بإستخدام أحدث البرامج والوسائل.



الرؤية

الإرتقاء بمستوى جودة خدمات المعلومات والتوثيق لتحقيق التميز بين مراكز المعلومات والتوثيق فى الجامعات الأخرى.


الهدف

سهولة حصول كافة المستويات الإدارية فى الجامعة على المعلومات اللازمة.


اختصاصات المركز

  1. جمع وتصنيف وتبويب وحفظ البيانات والمعلومات وتوثيقها لضمان سهولة الحصول عليها عند الحاجة إليها
  2. المساهمة فى بناء وتطوير البنية التحتية لتقنية المعلومات والإتصالات فى الجامعة .
  3. إدارة نظام موحد لقواعد البيـــــانات ووضـع نظام للأرشـــيف يعمل على حفـظ الوثائق والمستندات بإستخدام الطرق والأســـاليب الحديثة .
  4. نشر ثقافة إستخدام التقنية الحديثة لأنظمة المعلومات والإتصالات فى الحصول على البيانات و المعــــــلومات بين العاملين والطلبة وأعضاء هيئة التدريس .
  5. الإشراف على وضع برامج تدريبية للعاملين فى الجامعة على كيفية إستخدام الوســـائل الحديثة ذات العــلاقة بتكنولوجيا المعلومات و الإتصالات .
  6. تزويد الجهات المختصة والإدارات فى الجامعة بما تحتاجه من معلومات وإحصائيات حول الطلبة وأعضاء هيئة التدريس والموظفين .
  7. إستخدام التقنية الحديثة فى مجال المعلومات والإتصالات لإتمام الأعمال الإدارية والتعليمية والفنية ، فى جميع المسـتويات الإدارية لتوفير الوقت والجهد .
  8. متابعة الأنشطة التى تقوم بها الجامعة وإعداد التقارير والكتيبات والنشرات عنها .
  9. تطوير إختصاصات المركز من خلال المشاركة فى المؤتمرات والندوات والمعارض ذات العلاقة بتكنولوجيا المعـــلومات والإتصالات .

الخطة الإستراتيجية للمركز وفقاً للقرار رقم 22 بتاريخ 15/1/2008 م بشأن الهيكل التنظيمي للجامعات

المقدمة

لمراكز المعلومات دور هام جداً فى جمـيع المنظمات الإنتــاجية والخدمية لما تقدمه من خــدمات معلوماتية لجميع الإدارات والأقسام ، ويعتمد عمل هذه المراكز على البحث عن البيانات من المصادر الداخلية والخارجية التى تخدم نشاط تلك المنظمات ، هذه البيانات من شأنها تسهيل الحصول على المعلومات اللازمة لضمان تحقيق الأهداف الفرعية والرئيســـية المرسومة . بالتالي فإن مراكز المعلومات والتوثيق تمثل المورد الرئيسي لأى إدارة تبحث عن معلومات تبنى عليها قــراراتها ، كما أن لتلك المراكز أهمية بالغة فى الحفــاظ على المعلومات الخاصة بطبيعة عملها من خلال وضع برنامج لأرشفة تلك البيانات والمعلومات لضمان الوصول إليها وقت الحاجة إختصاراً للوقت والجهد . ولمراكز المعلومات أيضاً دور مجتمعى يقوم على دراسة البيئة المحــيطة بالمنظمة التابع لها المركز لتحديد الإحتيــاجات فى تلك البيئة والعمل على تلبيتها ، بما يخدم مصالح الطرفين أى المجتمع فى تلك البيئة من جهة والمنظمة من جهة أخرى . لذلك فإن مراكــز المعلومات و التوثيـــق فى الجامعات تعتبر فى مقــدمة المراكز الأخــــرى لما لها من كـوادر علمية وفـــنية تستطيع تحليل وتفسير ومعــــالجة البيــــانات التى تخــدم العملية التنموية المجتمعية ، والخــروج بمعلومات تفــيد الإدارات العليا فى إتخاذ قرارات من شأنها النهوض بالعملية التنموية فى البيئة التى تعمل فيها الجامعة بما يعود بالفائدة على المجــتمع فى تلك البيئة . ونحن فى جامعة النجم الساطع نطمــح أن يكـــون لنا دور فى المســــاهمة فى خــــــدمة مجتمعنا والرفع من مســتوى خدمـــاتنا بالإعــتماد على مركز المعــــلومات والتوثيق فى جامعتنا وهو لايزال فى مراحـــله الأولى ، مع الحفــاظ على متطلبات الجـــودة عـند قيامنا بأعملنا . ونقــدم بين أيديكم هــــذا الدليل الذى يتضـــمن الخــريطة التنظيمية لمركز المعــلومات والتوثيق بجــامعة النجـم الساطع وهيكله التنظيمي وإختصاصـــاته ، كذلك الرؤية والرســالة والأهداف التى نسعى إلى تحقيقها .
سائلين الله عز وجل أن تكون لنا الطليعة بين مراكز المعلومات والتوثيق الأخرى .
أ.محمد محمودالشيخي ... مدير مركز المعلومات والتوثيق

الهيكل التنظيمي

أولاً : مدير مركز المعلومات و التوثيق :
ويختص بالآتي :

  1. تنظيم العمل داخل المركز.
  2. المشاركة فى إعداد الخطط المتعلقة بشاط المركز.
  3. المشاركة فى أعمال اللجان ذات العلاقة بطبيعة عمل المركز .
  4. المشاركة فى ورش العمل والمؤتمرات والندوات ذات العلاقة بطبيعة عمل المركز ، بالداخل والخارج .
  5. إعداد التقارير الدورية والسنوية عن نشاطات المركز.
  6. أية أعمال أخرى يكلف بها من إدارة الجامعة .

ثانياً : السكرتارية :
وتختص بالآتي :
  1. تسهيل مهمة المراجعين والزوار.
  2. المحافظة على سرية العمل والتقارير والملفات وطبيعة محتواها .
  3. إستقبال و عرض البريد الوارد على مدير المركز .
  4. عرض بريد التوقيع بعد تدقيقه ومراجعته على مدير المركز .
  5. متابعة البريد الوارد والصادر وأية إجراءات تمت بشأنه .
  6. طباعة المراسلات الصادرة عن مدير المركز .
  7. مسك سجلات الحضور والغياب لموظفى المركز .
  8. القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها من قبل مدير المركز .
  9. القيام بهام وحدة المحفوظات وهى:
    • ترقيم المراسلات الصادرة عن مدير المكتب بأرقام إشارية طبقاً لتسلسلها .
    • توزيع البريد الصادر عن مدير المركز .
    • حفظ مراسلات مدير المركز ، وتصنيفها وترتيبها.
    • تصوير وتجليد المذكرات والخطط والمقترحات الصادرة عن المركز .
    • إستلام الطلبيات من قرطاسية و أجهزة وغيرهما وتوزيعها على أقسام المركز وفقاً لأوجه الصرف الواردة فى الطلبية .
    • أي أعمال أخرى تكلف بها من قبل مدير المركز فى ذات الإختصاص .

ثالثاً : مندوب الجودة بالمركز :
ويختص بالقيام بالمهام التالية :
  1. نشر ثقافة الجودة داخل المركز من خلال إعداد ملصقات ومطويات ومحاضرات تثقيفية وورش عمل .
  2. التدقيق الداخلى على الوحدات الإدارية بناءً على معايير الجودة المعتمدة داخل الجامعة .
  3. ضمان تطابق الخطط التشغيلية وأدلة الإجراءات والوصف و التوصيف الوظيفي وغيرهم ذات العلاقة بالوحدة الإدارية مع معاييرالجودة المطبقة بالجامعة .
  4. تهيئة المركز للمشاركة فى التنافس على جوائز الجودة المعتمدة .
  5. المشاركة فى اللجان ذات العلاقة بالجودة .
  6. تعميم مطويات ونشرات الجودة التى تصدرها الجامعة وهيئات الإعتماد على موظفي المركز .
  7. المشاركة فى إعداد نشرات الجودة التى تصدرها الجامعة .
  8. الإشراف على تطبيق معايير الجودة والإعتماد بالمعامل و الورش والمختبرات .
  9. إعداد تقارير شهرية عن مدى إلتزام الموظفين بتطبيق معايير الجودة وتسليمها إلى كلٍ من مدير المركز ومدير مكتب الجودة وتقييم الأداء بالجامعة .

رابعاً : قسم المعلومات :
ويحتوى على 3 وحدات :
  1. وحدة معلومات الطلبة : وتختص بجمع بيانات عن الطلبة تمهيداً لمعالجتها لمعرفة معلومات بدءاً من مرحلة التسجيل وحتى إنهاء دراسته بالجامعة .
  2. وحدة أعضاء هيئة التدريس : وتختص بالبيانات والمعلومات الخاصة بشئون أعضاء هيئة التدريس القارين والمتعاونين .
  3. وحدة الموظفين : وتختص بجمع البيانات ومعالجتها المتعلقة بالموظفين والعاملين فى الجامعة .

خامساً : قسم التوثيق :
ويتكون من وحدتين ...
  1. وحدة جمع البيانات والإحصاء : وتختص بــ
    • جمع البيانات والمعلومات المتعلقة بكافة أنشطة الجامعة وشؤونها وإعداد الإحصائيات اللازمة عنها .
    • حفظ وتوثيق الإحصائيات والمعلومات بشكل منظم يكفل سهولة الحصول عليها وقت الحاجة إليها .
    • تزويد الجهات المختصة والجامعة وغيرها بما تحتاجه من البيانات والمعلومات والإحصائيات المختلفة حول الطلاب.
    • وأعضاء هيئة التدريس والموظفين والسعة والمشاريع والأجهزة وغيرها .
    • إعداد الكتيبات والنشرات المتعلقة بأنشطة ودليلها .
    • المشاركة فى إقتراح الخطط الكفيلة بسد إحتياجات المجتمع من التخصصات المختلفة وفق توجهاته .
  2. وحدة الأرشفة الألكترونية : ومهمتها العمل على وضع نظام للأرشيف يعمل على حفظ الوثائق والمستندات بإستخدام الطرق والأساليب الحديثة .


للتواصل

E-mail : ICO@bsu.edu.ly
Telphone : +218 91 3840118